Sposób dokumentowania transakcji sprzedaży samochodu zależy od tego czy auto zostało wprowadzone do ewidencji środków trwałych firmy czy też jest prywatną własnością sprzedającego.

Samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych jest własnością firmy, dlatego jego sprzedaż musi być udokumentowana fakturą VAT. W przypadku sprzedaży auta, który jest prywatną własnością sprzedawcy (także wtedy gdy samochód został wycofany ze środków trwałych firmy i przeznaczony na cele osobiste) transakcja powinna zostać udokumentowana umową kupna – sprzedaży.

Co powinna zawierać umowa sprzedaży?

Sprzedawany samochód powinien być w umowie precyzyjnie opisany. Oprócz wskazania marki i modelu samochodu należy pamiętać o jego szczególnych cechach identyfikacyjnych, na przykład numery nadwozia, podwozia i silnika, numer karty pojazdu, numer rejestracyjny. Należy podać rok produkcji samochodu oraz wskazać czy jest to samochód używany. Aby uznać pojazd za używany, musi minąć 6 miesięcy od daty jego nabycia, natomiast liczba przejechanych kilometrów nie może być mniejsza niż 6000. Należy pamiętać, aby w umowie podać datę jej zawarcia. Będzie ona początkiem biegu ważnych terminów, m.in. do uiszczenia podatku od czynności cywilnoprawnych. Jeżeli wraz z samochodem sprzedawane są również inne przedmioty (np. dodatkowy komplet opon), również należy wymienić je w treści umowy. Nie ma natomiast potrzeby wymieniania w umowie rzeczy, które są konieczne do korzystania z samochodu zgodnie z jego przeznaczeniem np. koła zapasowego czy firmowego zestawu kluczy ponieważ ich własność z mocy prawa przejdzie na kupującego wraz z samochodem.

W umowie można również udokumentować czynności, które towarzyszyły jej zawarciu np. pokwitowanie dokonania zapłaty czy informacji o ujawnionych wadach auta.

Na fakturze dokumentującej sprzedaż samochodu, oprócz danych charakteryzujących pojazd (marka, model, nr podwozia, nr nadwozia, nr silnika, nr rejestracyjny, rok produkcji, adnotacja czy jest to pojazd używany), powinna się znaleźć odpowiednia stawka podatku VAT, a w przypadku zastosowania stawki zwolnionej – artykuł ustawy na podstawie którego sprzedawca ma prawo tą stawkę zastosować (art. 43 ust.1 pkt.2 ustawy o VAT).