Podstawowym aktem prawnym, na którym oparto wyjaśnienia zawarte w niniejszej publikacji, jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694, ostatnia zmiana w Dz. U. z 2005 r. nr 10, poz. 66), zwana dalej ustawą o rachunkowości.

Ogólne zasady inwentaryzacji.
Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości, regulujących jednocześnie zasady i terminy jej przeprowadzenia.

CEL INWENTARYZACJI
Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów na oznaczony moment (dzień), porównanie tego stanu z ich stanem księgowym oraz stwierdzenie występujących między tymi stanami różnic, ich rozliczenie i doprowadzenie stanu księgowego do stanu występującego w rzeczywistości. Inwentaryzacja przeprowadzana jest również w celu:
- aktualizacji wartości poszczególnych składników aktywów i pasywów, zwłaszcza składników aktywów trwałych, zapasów, należności i zobowiązań - z uwzględnieniem zasady ostrożności wyceny, szczególnie na dzień bilansowy,
- kontroli wewnętrznej dokonanych operacji gospodarczych i finansowych, połączonej z rozliczeniem osób odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku.

ZAKRES INWENTARYZACJI
Przedmiotem inwentaryzacji są wszystkie aktywa i pasywa jednostki, tj. składniki wykazywane w jej bilansie, a ponadto pewne składniki nieujmowane w bilansie np. wykazywane jedynie ilościowo, umorzone w 100%, będące własnością innych jednostek (nie dotyczy to jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania), ewentualne zobowiązania warunkowe (udzielone gwarancje, poręczenia, zastawy, wpisy hipoteczne itp.).

Pierwszym z trzech etapów związanych z inwentaryzacją (obok przeprowadzenia i zakończenia inwentaryzacji) jest przygotowanie inwentaryzacji. Etap ten obejmuje m.in.:
- wydanie odpowiednich zarządzeń przez kierownika jednostki dotyczących zakresu i terminu inwentaryzacji (np. harmonogramy inwentaryzacji rocznej),
- poinformowanie osób materialnie odpowiedzialnych,
- podjęcie czynności mających na celu przygotowanie formularzy, np. arkuszy spisowych,
- przeszkolenie zespołów spisowych,
- uporządkowanie składników będących przedmiotem inwentaryzacji.

Terminy przeprowadzenia inwentaryzacji określone przez kierownika jednostki w ww. zarządzeniach muszą być zgodne z uregulowaniami ustawy o rachunkowości. I tak, w myśl art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zasadą ogólną jest przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Powyższy termin uważa się za dotrzymany, jeżeli jednostka przeprowadzi inwentaryzację w terminach określonych w art. 26 ust. 3 ww. ustawy. Mając na uwadze powyższe, istnieje możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów w następujących terminach:
1) w ostatnim dniu roku obrotowego - aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produkcji w toku (w tym środków trwałych w budowie) oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, odpisanych w dniu zakupu lub wytworzenia w koszty (koszt własny), lecz znajdujących się w tym dniu w zapasie,
2) raz na cztery lata drogą spisu z natury, zaś w ciągu pozostałych trzech lat drogą porównania ewidencji z dokumentacją oraz analizy i weryfikacji - środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - znajdujących się na terenie strzeżonym,
3) raz na 2 lata - drogą spisu z natury oraz drogą porównania ewidencji z dokumentacją i ich weryfikacji - zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową,
4) w okresie ostatnich trzech miesięcy roku obrotowego oraz pierwszych 15 dni następnego roku obrotowego - pozostałych aktywów i pasywów oraz innych składników obejmowanych inwentaryzacją roczną, pod warunkiem, że ustalenia ich stanu dokonuje się przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,
5) raz w roku obrotowym w dowolnym terminie - zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną.

Należy dodać, iż jednostki, które skorzystały z prawa do inwentaryzacji drogą spisu z natury:
a) raz na 4 lata - środków trwałych, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,
b) raz na 2 lata - zapasów aktywów obrotowych
- mogą przeprowadzać inwentaryzację w dowolnym okresie roku.

Warto zaznaczyć, że podejmowane przez jednostkę czynności przygotowawcze do objęcia składników majątkowych inwentaryzacją, w tym określenie terminów inwentaryzacji, systematyzują późniejsze prace inwentaryzacyjne, co z kolei może mieć wpływ na prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji.

PODSTAWOWE ZASADY INWENTARYZACJI
W literaturze fachowej opisującej problematykę inwentaryzacji, jako najważniejsze i najczęściej stosowane zasady inwentaryzacji, są wymieniane:
1) zasada terminowości i częstotliwości - polegająca na przeprowadzaniu inwentaryzacji w terminach zgodnych z planem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą o rachunkowości, umożliwiających w sposób harmonijny przygotowanie rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych,
2) zasada podwójnej kontroli - polegająca na pomiarze składników majątkowych przez dwie osoby w celu wyeliminowania ewentualnych niedokładności w liczeniu i uzyskaniu pewności, że składniki majątkowe zostały policzone zgodnie ze stanem faktycznym,
3) zasada tzw. "zamkniętych drzwi" - polegająca na dokonywaniu spisu, o ile to możliwe, przy zamkniętych drzwiach, co oznacza, że w czasie inwentaryzacji nie dokonuje się obrotu magazynowego; pozwala to na niezakłócony przebieg prac inwentaryzacyjnych;
taką możliwość daje przeprowadzanie inwentaryzacji w dni wolne od pracy lub po godzinach,
4) zasada "rzetelnego obrazu" - polegająca na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów, mająca decydujące znaczenie przy ocenie rzetelności, prawidłowości i kompletności inwentaryzacji, a polegająca na dokładnym pomiarze, identyfikacji nazw, symboli, cen oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej,
5) zasada kompletności i kompleksowości - polegająca na kompletnym objęciu spisem wszystkich składników majątkowych, objętych ewidencją bilansową, jak i nieobjętych tą ewidencją, a będących na stanie. Ma ona zastosowanie szczególnie w czasie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczych oraz w związku ze zmianą formy własności lub przy prywatyzacji i przekształceniach własnościowych,
6) zasada kolejnych czynności - polegająca na określeniu kolejności prac w czasie inwentaryzacji, co przyczynia się do usprawnienia spisu i skrócenia go w czasie,
7) zasada zaskoczenia - polegająca na przeprowadzeniu spisu w momencie nieoczekiwanym. Szczególnie stosowana do niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie, a także wobec osób, do których istnieje ograniczone zaufanie,
8) zasada uczestnictwa w spisie osoby materialnie odpowiedzialnej - polegająca na tym, że w spisie z natury powinna uczestniczyć osoba odpowiedzialna za powierzone jej mienie, a jedynie w wyjątkowych sytuacjach (np. choroba) może uczestniczyć osoba upoważniona przez osobę materialnie odpowiedzialną, a jeśli nie jest to możliwe, to skład komisji należy poszerzyć do co najmniej trzech osób, z których jedna powinna reprezentować interesy osoby odpowiedzialnej materialnie,
9) zasada komisyjności - polegająca na przeprowadzaniu spisów z natury przez co najmniej 2 osoby, co zwiększa wiarygodność i niepodważalność takich spisów, także w procesach sądowych o roszczenia z tytułu niedoborów,
10) zasada fachowości komisji spisowej - polegająca na dobieraniu do zespołów spisowych tylko osób fachowych, znających gospodarkę magazynową, a także wykazujących się znajomością asortymentową spisywanych składników.

Przestrzeganie ww. zasad inwentaryzacji warunkuje prawidłowość, rzetelność i wiarygodność inwentaryzacji.

Obowiązki poszczególnych osób w przygotowaniu inwentaryzacji.

Zadania kierownika jednostki:
- wydawanie wewnętrznych aktów normatywnych (instrukcji inwentaryzacyjnej, zarządzeń wewnętrznych, planów, harmonogramów itp.) dotyczących inwentaryzacji,
- powoływanie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych.

Zadania Głównego Księgowego:
- wysuwanie propozycji w sprawie powołania przewodniczącego lub pełnego składu komisji inwentaryzacyjnej,
- tworzenie wspólnie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej projektów planu i harmonogramów inwentaryzacji,
- określenie terminarza i zasad inwentaryzacji przeprowadzonej drogą uzgodnień salda oraz porównywania ewidencji z odpowiednią dokumentacją,
- przeprowadzenie szkolenia przedinwentaryzacyjnego.

Zadania komisji inwentaryzacyjnej:
- opracowanie wraz z głównym księgowym projektów planu i harmonogramów inwentaryzacji,
- formułowanie uzgodnionych z głównym księgowym wniosków w sprawie powołania pozostałego składu komisji inwentaryzacyjnej (jeżeli nie było to objęte wnioskiem głównego księgowego), zespołów (grup) spisowych, kontrolerów spisowych, w sprawie sposobu inwentaryzacji składników nietypowych (np. artykułów sypkich, przestrzennych, trudno dostępnych, zwałowych, rolnych, materiałów bibliotecznych itp.), w sprawie stosowania dopuszczalnych uproszczeń w inwentaryzacji, inwentaryzacji zapasów zbędnych, nadmiernych, uszkodzonych itp.,
- dokonanie przeszkolenia - wspólnie z głównym księgowym - osób biorących bezpośredni udział w dokonywaniu inwentaryzacji,
- dokonywanie, wspólnie z powołanymi kontrolerami spisowymi, przeglądu rejonów (pól) spisowych oraz poprawności całokształtu prac przygotowawczych do inwentaryzacji,
- przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej (np. formularzy oświadczeń, druków arkuszy lub protokołów spisowych itp.),
- zabezpieczenie ewidencji inwentaryzowanych składników przed rozpoczęciem ich inwentaryzacji (np. kartoteki magazynowej - przed rozpoczęciem spisu z natury składników znajdujących się w magazynie).

Zadania zespołów spisowych:
- uczestnictwo w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym,
- pobranie za pokwitowaniem arkuszy spisowych, protokołów inwentaryzacyjnych, formularzy oświadczeń itp.

Zadania kontrolerów spisowych:
- udział w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym,
- dokonanie wraz z przedstawicielami komisji inwentaryzacyjnej przeglądu stanu przygotowania do inwentaryzacji, a w tym uzgodnienia ewidencji, uporządkowania dokumentacji inwentaryzowanych składników, przygotowania (uporządkowania) pól spisowych itp.

Zadania osób odpowiedzialnych materialnie za objęte inwentaryzacją składniki:
- udział w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym,
- uzupełnienie i uporządkowanie dokumentacji inwentaryzowanych składników,
- uporządkowanie prowadzonej w rejonie spisowym ewidencji inwentaryzowanych składników i uzgodnienie jej z księgowością,
- przygotowanie do inwentaryzacji rejonów spisowych i znajdujących się w nich składników, m.in. poprzez:
a) zgromadzenie w jednym miejscu tych samych składników - spryzmowanie artykułów zwałowych, przestrzennych itp.,
b) uaktualnienie legalizacji przyrządów pomiarowych,
c) przygotowanie sprzętu i narzędzi niezbędnych do inwentaryzacji, a także wykazu spraw do przekazania zespołom spisowym.